L’organisation d’une soirée va bien au-delà de simples préparatifs. C’est une fusion artistique de l’événementiel et de l’audiovisuel, où la créativité rencontre la logistique pour donner naissance à un moment inoubliable. Que vous soyez novice dans le domaine ou un professionnel chevronné en quête d’inspiration, nous vous proposons d’explorer ensemble les étapes cruciales pour orchestrer un événement à la hauteur de vos aspirations.
La Conception de l’Événement
La première étape cruciale dans l’organisation d’une soirée est la conception minutieuse de l’événement. Cela implique la définition des objectifs, du public cible et du thème de la soirée. Une planification stratégique dès le départ assure la réussite de l’événement en mettant en lumière les besoins audiovisuels essentiels.
ll ne faut pas non plus négliger les autorisations nécessaires que vous devez obtenir auprès de votre gouvernement ou votre localité. Tout ceci peut prendre du temps à être traité, ce qu’il faut considérer dans votre planning.
Ce que vous pouvez faire pour préparer au mieux votre événement :
- Répartir les tâches équitablement, et selon les expertises des personnes qui pourront vous venir en aide, ou avec qui vous travaillerez.
- Vous renseignez et faire un récapitulatif de tous les permis, licences ou autres dont vous aurez besoin.
- Établissez un budget précis rapidement.
- Définir un calendrier avec toutes les tâches à faire avant, pendant, et post événement.
La Sélection du Lieu
Choisir le lieu idéal est une étape cruciale qui impacte l’expérience globale de l’événement. La sélection doit prendre en compte la capacité d’accueil, les équipements audiovisuels disponibles, et la logistique pour garantir une excellente diffusion.
Il est également important de connaître le lieu que vous aurez choisi dans les moindres détails grâce à un plan, notamment pour des questions de sécurité (pour pouvoir définir les sorties de secours, les sources d’énergies potentiellement dangereuses…) et d’hygiène (pour les toilettes ou les poubelles par exemple).
Le public que vous allez cibler est par ailleurs un facteur crucial à prendre en compte. Gardez en tête les éléments suivants en faisant votre choix de lieu :
- Le nombre de places à prévoir.
- La disposition des invités, mais aussi des traiteurs ou du bar s’il y en a, de la scène, et de l’équipe technique.
- Les emplacements de parking si besoin.
- L’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite.
Vous saviez peut-être que la plus grande salle de spectacle de France est à Paris, la Défense Arena, avec ses 40 000 places. Mais saviez-vous que la deuxième se trouve à Lille ? C’est le stade Pierre-Mauroy, et il peut même accueillir jusqu’à plus de 50 000 personnes avec ses cinq configurations disponibles. La troisième salle plus grande n’est pas non plus à Paris : c’est le Zénith de Nancy, le premier en Europe à avoir proposé une scène réversible à ciel ouvert. Il peut recevoir jusqu’à 25 000 spectateurs.
La Gestion Logistique
La logistique englobe la coordination des services audiovisuels, la gestion des invitations, et la planification du programme de la soirée. Une communication efficace et une coordination sans faille sont essentielles pour garantir le bon déroulement de l’événement.
Vous pouvez vous aider de logiciels technologiques afin de couvrir les différents aspects logistiques de votre événement. Vous avez à votre disposition des outils variés comme :
- Des outils dédiés à la communication au sein de votre équipe, comme Zoom ou Slack.
- Des outils de gestion de projet, comme le très connu Diagramme de Gantt ou le tableau Kanban, faisable avec Miro.
- Des plateformes d’inscription en ligne telles que Eventbrite, Weezevent, ou alors le très simple Google Forms.
Boissons et restauration
Qui dit soirée dit généralement boissons. Au minimum. Même sans alcool, la fête peut être folle (si vous avez la référence félicitations à vous) et il serait dommage de s’en passer. Plus encore si vous avez prévu de réaliser un petit bénéfice. Dans tous les cas il sera important de faire entrer boissons et restaurations dans votre budget.
Concernant l’offre, tout dépendra de l’événement que vous avez prévu d’organiser. S’il s’agit d’une soirée de mariage, restaurations et boissons seront évidemment comprises dans la prestation et ne vous garantiront aucune rentrée d’argent (à moins d’avoir décidé de faire payer vos convives, ce qui serait tout de même culotté). En revanche, s’il s’agit d’une soirée concert, n’hésitez pas à faire les demandes nécessaires pour l’ouverture d’un bar temporaire, l’idéal étant d’organiser votre soirée dans un lieu offrant déjà la possibilité de servir des boissons (et notamment des boissons alcoolisées).
En sommes, vos choix dépendront exclusivement du type de soirée que vous souhaitez. Mais ne négligez pas cette partie de votre organisation. Quel que soit l’événement, personne n’aime se retrouver la gorge vide et le ventre sec. Ou l’inverse.
L’Élaboration d’une Ambiance Visuelle et Sonore
L’audiovisuel joue un rôle crucial dans la création d’une atmosphère immersive. Commencez donc par une bonne sonorisation. Haut-parleurs, amplificateurs, micros ou console de mixage, rien ne doit être laissé au hasard. Suivant le type et la taille de l’événement, vos besoins risquent d’être profondément différents. Privilégiez une Line Array (enceintes acoustiques longue portée), des subwoofer et des enceintes relais pour un événement de grande taille et/ou en plein air. Pour les moyens et petits espaces en revanche, des systèmes de sonorisation plus modestes devraient faire l’affaire. Encore une fois, tout dépend du type d’événement. Dans tous les cas, nous vous conseillons de faire appel à des professionnels du son pour vous éviter de mauvaises surprises le jour J. Pouvoir se reposer sur des personnes qualifiées et compétentes est toujours préférable. Encore plus si la musique est au cœur de votre événement.
Concernant l’aspect visuel, les possibilités sont multiples et votre imagination sera votre seul frein (avec votre budget bien sûr). Spots, jeux de lumière, éclairages d’ambiance, écrans ou encore projecteurs seront autant d’outils à votre disposition pour garantir à votre public une immersion totale dans l’univers que vous aurez souhaité créer.
D’ailleurs, n’hésitez pas à parcourir nos autres articles sur le sujet de la sonorisation ou des éclairages, ils pourront vous aider à y voir plus clair et à organiser votre événement avec sérénité !
La Promotion de l’Événement
Une stratégie de marketing bien élaborée est indispensable pour attirer les participants. Les canaux en ligne et hors ligne doivent être exploités pour maximiser la visibilité de la soirée. Il vous faut d’abord développer votre propre identité afin que votre événement se démarque des autres, avec un logo, des couleurs et/ou un slogan bien pensés. Ensuite, définir une stratégie de communication et de marketing en amont vous permettra de toucher le plus de monde possible, surtout si vous avez clairement votre public cible en tête.
Les différents canaux de communication peuvent être :
- La radio
- La presse
- Les réseaux sociaux
- Les blogs
- L’emailing
- Le bouche-à-oreille
Etc.
Il existe des façons fun et un peu hors des canaux habituels si vous souhaitez sortir des sentiers battus ! Par exemple, pour promouvoir un événement musical, vous pouvez créer des blind tests musicaux sur le thème que vous désirez (les années 80, le rap, la folk…), ou bien un concours photo à lancer lors de votre événement avec un hashtag. Un jeu « Qui est-ce ? » est aussi un bon moyen de mobiliser votre public pour qu’il devine vos activités ou vos artistes.
La Gestion du Jour J
Pendant l’événement, une équipe dédiée à la gestion doit superviser les aspects logistiques et audiovisuels. Cela garantit que tout se déroule sans accroc, assurant la satisfaction des participants.
Assurez-vous que les précautions sanitaires et de sécurité sont respectées, et que chacun connait son poste et ses responsabilités. À ce stade, toutes les éventualités et leurs solutions doivent avoir été envisagées, comme la possibilité que l’événement doivent être annulé ou reporté, les intempéries, les absences ou retards d’artistes…Rien ne doit être laissé au hasard.
Un point très important est aussi de trouver une façon de faire évaluer l’appréciation de votre événement par vos invités ainsi que par vos partenaires. Ainsi, vous pourrez comparer vos objectifs initiaux à ce que vous avez pu ou non réalisé, et vous améliorer pour de prochaines occasions. La manière la plus courante de mesurer ses performances est le sondage, sur papier ou avec Google Forms par exemple.
Après être passé par toutes ces étapes, il est temps pour vous d’apprécier le fruit de votre travail, et de voir vos invités profiter d’un bon moment !
