Pas besoin d’un budget illimité pour faire de votre soirée un succès. En effet, la clef d’un événement réussi est une organisation soignée et la gestion de vos dépenses : même avec un budget serré, il est possible de faire preuve de créativité et de planifier une soirée réussie, et rentable !
Qu’il s’agisse d’une occasion particulière comme un anniversaire, ou d’une soirée à thème, ou même d’un événement public, retrouvez ci-dessous le guide WeRise pour une soirée agréable, abordable, et rentable.
Nos Conseils pour une Soirée Rentable
Rassembler sa famille, ses amis, ses collègues, ses employés ou même des inconnus pour une soirée est un excellent moyen de commémorer un événement marquant ou de simplement rassembler et rapprocher des personnes le temps d’une fête. Les avantages peuvent être nombreux, et il n’est pas nécessaire de vider son compte en banque ou de risquer de dépasser le budget alloué par une entreprise pour l’organiser.
Etablir son Budget
Il est indispensable de définir son budget à l’avance. Quelle que soit la somme que vous désirez allouer à votre événement, cette prévision est nécessaire afin d’établir vos priorités et de ne pas dépenser plus que prévu.
Une somme supplémentaire de secours en cas d’imprévu peut être une bonne idée également : en cas de casse, de perte d’équipement, ou de problème avec la nourriture par exemple, vous devez être capable de vous adapter aux aléas du direct.
Envisagez une Entrée Payante
Si vous cherchez à organiser une soirée payante, privée ou publique, une entrée payante peut être un moyen de rentrer dans vos frais. L’un des meilleurs moyens de mettre ce système en place est de proposer les places sur une billetterie en ligne : cette dernière vous permettra d’estimer le nombre de participants qui se rendront à votre événement, afin que vous puissiez prévoir au mieux l’organisation du budget et le déroulement de la soirée.
Ce principe peut vous permettre d’en apprendre plus sur votre public, afin de vous adapter à leurs intérêts, style, etcetera. Vous pourrez même mettre en place une stratégie marketing, sur les réseaux sociaux, et vous assurer du remplissage de la salle le soir de l’événement.
Le Choix du Lieu
Le choix du lieu dépend du type de fête que vous souhaitez organiser : s’il s’agit d’un événement privé tel qu’un anniversaire, ou d’une simple soirée entre amis, votre propre logement peut être envisagé si vous vivez dans une maison pouvant accueillir tous vos invités confortablement.
Certains événements peuvent être organisés gratuitement dans des lieux publics tels que les parcs municipaux : renseignez-vous auprès de votre mairie et assurez-vous d’avoir effectué toutes les démarches avant de vous lancer dans le processus d’organisation.
A défaut, épluchez les listes de salles des fêtes disponibles autour de vous et de vos invités. Attention à ne pas trop vous éloigner de votre public cible : si la fête est trop loin, certains pourraient être découragés de venir, et vous risqueriez de perdre de l’argent malgré une location peut-être moins coûteuse.
Privilégiez le Fait-Maison
Si vous êtes créatif et habile de vos mains, il vous est possible d’envisager de réaliser vous-même la décoration. Vous possédez peut-être déjà des éléments de décoration qui rentrent dans le thème de votre soirée ; sinon, optez pour le DIY, ou Do It Yourself, et fabriquez vos guirlandes, vos affiches, vos centres de table, et bien plus encore !
De nombreux tutoriels peuvent être trouvés sur Internet gratuitement, certains imprimables ; en cherchant bien, vous pourriez tomber sur des modèles faciles et rapides à réaliser qui feront leur petit effet.
Direction les magasins de seconde-main pour offrir une nouvelle vie festive à des nappes et autres objets de décoration à prix très réduit ; faites un geste pour la planète tout en embellissant votre événement, et ménageant votre budget.
Quelques conseils concernant la décoration, si vous la prenez entièrement en charge :
- Des guirlandes lumineuses peuvent égayer une salle et donner une atmosphère plus intime à vos événements ; en plus d’être économiques, vous pouvez être créatifs et réutilisez certaines sortes de guirlandes lumineuses de Noël que vous pourriez déjà avoir chez vous, par exemple.
- Choisissez une ou deux couleurs dominantes maximum. Une décoration monochromatique élèvera le style de votre soirée et lui donnera un ton plus élégant.
- Des fleurs sauvages ou des fruits peuvent être des moyens très économiques de réaliser des centres de table. Vous pouvez utiliser des bougies également, mais prenez garde aux éventuelles consignes de sécurité si vous louez une salle, et ne les laissez jamais sans surveillance ou dans des endroits très mouvementés.
Optimisez le Budget Nourriture et Boissons
L’aspect restauration est l’un des aspects les plus importants d’une soirée réussie. Beaucoup font appel à un traiteur pour assurer les repas : vous pouvez sélectionner les plats de manière à optimiser votre budget, ou engager le traiteur pour une partie seulement des plats. Il peut être une bonne idée de commander les amuses-bouches chez un traiteur, et de s’occuper soi-même du plat de résistance.
Un buffet permet bien souvent d’économiser de l’argent : pas besoin de préparer avec attention les assiettes de chaque invité. Il suffit d’accorder de l’importance aux mets servis et à la présentation sur le buffet, et le tour est joué !
Selon les occasions et les ambiances, vous pouvez même suggérer à vos convives de ramener des plats à partager. Transformez ainsi votre soirée en dégustation et en moment de partage !
Privilégiez l’Emprunt ou la Location plutôt que l’Achat
Si vous ne possédez pas certains éléments de décoration, ou certains éléments nécessaires tels que des chaises ou des tables, pourquoi ne pas les emprunter ? Votre famille, vos amis et vos voisins ont peut-être ce qu’il vous faut dans un grenier.
Dans le cas où vous n’auriez personne autour de vous pouvant vous prêter le matériel nécessaire à votre soirée, il vous reste l’option de la location. N’achetez pas les articles manquants, et faites plutôt appel à un professionnel qui saura vous guider sur les équipements adéquats ; vous économiserez tout en vous assurant du bon déroulement de votre soirée.
WeRise propose de nombreux services et formules de location de matériel : n’hésitez pas à faire appel à nos services professionnels abordables pour vos événements et soirées.
En Conclusion : Planifiez la Rentabilité
Inspirez-vous d’événements organisés par vos amis ou votre famille, ou de soirées vues sur les réseaux sociaux, par exemple. Notez ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas, ce qui plaît ou non à certaines catégories d’invités ; et portez une attention toute particulière à ce que vous pourriez répliquer vous-même, par vos propres moyens.
Une soirée élégante, plaisante et réussie implique une certaine quantité de travail en amont ; mais avec suffisamment d’huile de coude et de créativité, vous pouvez tout à fait parvenir à cet objectif !
