Les 12 travaux. Ces épreuves imposées sur ordre d’Eurysthée et supposées impossible à surmonter pour Héraclès. 12 tâches qui en auraient découragé plus d’un. Heureusement l’époque et différente et, à moins d’avoir vous aussi l’épouse jalouse d’un dieu qui cherche à vous persécuter, le parcours pour organiser un spectacle vivant est bien moins semé d’embuches. Et pour ceux qui n’ont pas la référence, pas de panique vous devriez pouvoir vous en sortir sans problème vous aussi !
1 – Réfléchissez au concept
Vous vous en doutez, le concept est le socle essentiel de votre projet. Sans lui, vous pouvez dire adieu à toute chance de réussite avant même d’effectuer les points qui vont suivre.
À ce niveau, pas de règle particulière mais des questions à vous poser. Nous vous en proposons une liste non-exhaustive :
- Public jeune ou âgé ?
- Du matin ou du soir ?
- Petit budget ou fort pouvoir d’achat ?
- La semaine ou le week-end ?
- Quel type de spectacle ? Théâtre, musique, danse, arts de rue, poésie…
Vous l’aurez compris, les possibilités sont multiples et demandent de cibler votre public avec pertinence. Cette première étape est donc un passage obligé qui dictera la suite des opérations, et vous ne devez en aucun cas la négliger !
2 – Le lieu et la date
Maintenant que vous avez défini votre projet, il va être important de lui trouver une date et un lieu. Notez que ces deux éléments sont étroitement liés et qu’ils s’influencent nécessairement l’un l’autre. Deux cas de figure s’offrent à vous.
Le lieu détermine l’événement
Dans ce cas de figure, la date n’est pas l’élément principal. Un château ou une salle de spectacle qui vient d’être rénovée, un bar mythique qui va prochainement fermer ses portes ou encore un théâtre qui souhaite accueillir un festival d’humour, autant d’exemples pour lesquels la date n’est que secondaire. Vous l’aurez compris, c’est avant tout le lieu qui est le centre de l’attention. Ne la négligez pas tout de même. Un festival de théâtre en plein air au mois de janvier risque de vous réserver quelques surprises en termes de billetterie.
Le choix de la date
A l’inverse, il est possible que ce soit la date qui fixe la tenue de l’événement. Une inauguration, une date anniversaire, les 50 ans d’une association ou encore la commémoration d’un événement marquant de l’Histoire, les raisons peuvent être nombreuses et il faudra bien anticiper, au risque de vous retrouver à organiser un spectacle de noël en plein mois de juillet. Ce sera d’ailleurs le mot d’ordre : anticipation. Pas de place pour l’à peu près ici. La date décide et dirige, et il est hors de question de passer à côté au motif que vous avez manqué de rigueur. Rappelez vous que c’est elle qui décide, et que le temps n’est pas de votre côté.
3 – Respectez les règles
Vous venez de rentrer d’un concert de Metallica qui était «franchement mortel» ? Vous avez quelques potes qui grattent encore et d’autres contacts sous le coude ? Un jardin qui pourrait accueillir une scène, un peu de matériel et l’envie folle d’en faire le nouveau Hellfest ? Peu probable que ça se produise n’est-ce pas ? Rien n’est moins sûr !
La loi est formelle : en dessous de 6 représentations annuelles, il n’existe aucune obligation d’obtenir une licence d’entrepreneur du spectacle. En d’autres termes, s’il s’agit d’organiser un concert de métal dans votre jardin de manière exceptionnelle, rien dans votre statut ne vous l’interdit !
En revanche, il faudra le contrôle d’une commission de sécurité chargée de vérifier que votre jardin est bien un lieu pouvant recevoir du public. De plus, si l’autorisation vous est accordée, il faudra être en mesure de maîtriser la fréquentation de votre événement. Au-delà de 1500 participants – staff inclus – une déclaration au maire ou au préfet de police devient obligatoire. Vous avez 11 mois pour souscrire votre déclaration, qui devra être impérativement transmise au plus tard un mois avant la date de l’événement. La déclaration devra contenir toutes les informations relatives à celui-ci :
- Nom du ou des organisateurs.
- Date et heure de l’événement.
- Lieu de l’événement.
- La fréquentation attendue.
- La capacité d’accueil du lieu.
- La description du service d’ordre ou de sécurité prévu.
4 – Sûreté et sécurité
Vous pourrez demander à Travis Scott – si vous avez gardé son numéro – ce qu’il a pensé de son passage sur scène lors de son propre festival d’Astworld au Texas. Il n’est pas certain que sa réponse soit enjouée. Et pour cause ! Sûreté et sécurité sont deux piliers majeurs de la bonne tenue de votre événement. Que vous soyez professionnel du spectacle ou non, assurer leur bonne tenue est une obligation à laquelle il est impossible – et impensable – de déroger.
Oh ! Secours !
Dans les salles de petite taille, la présence d’un service de secours n’est en principe pas obligatoire. Il est néanmoins indispensable de prévoir un service de sécurité incendie et d’assistance à personne. Une trousse de premiers secours et un défibrillateur sont évidemment les bienvenus.
Pour les événements plus importants, une infirmerie est nécessaire. L’idéal ? Solliciter la Croix Rouge ou les pompiers !
Dans tous les cas, sachez que vous êtes légalement responsable de votre public dès l’ouverture des portes dans l’enceinte du lieu qui l’accueille, mais également dans un rayon de 50m autour de l’entrée. De même, vous pouvez être tenu pour responsable des tapages nocturnes et autres dégradations se produisant à la sortie de votre spectacle. Et c’est là qu’intervient le paragraphe suivant !
Le service d’ordre
On ne va pas se mentir, qui dit événement accueillant du public peut également vouloir dire débordement. Encore plus s’il s’agit d’un spectacle avec possibilité de consommer de l’alcool. Et plus encore s’il s’agit d’un concert de métal dans votre jardin (toujours avec alcool bien sûr).
C’est là que le service d’ordre intervient. Sa qualité est un élément déterminent de votre réussite. Optez pour un service d’ordre professionnel qui reflétera l’image de votre événement.
Et si vous voulez faire travailler la famille pour assurer la sécurité de votre concert, sachez qu’il faudra malgré tout déclarer les préposés à la tâche. En effet, vous serez considéré comme une entreprise disposant d’un service interne chargé d’une activité de surveillance, et devrez demander une autorisation administrative.
En bref, laissez donc l’oncle Hervé profiter du spectacle et préférez plutôt la première option, plus fiable et moins complexe.
5 – Pensez à l’assurance !
“Protégez vous”. Cette campagne de prévention pourrait autant s’appliquer aux rapports amoureux qu’aux organisateurs de spectacles. Pour faire court, une assurance responsabilité civile est obligatoire. Elle doit pouvoir couvrir le lieu, les biens et les personnes.
Soyez attentif au moment de la signature du contrat. Il faudra préciser tous les risques envisageables pour ne pas vous retrouver en grosse difficulté en cas de dégât matériel ou physique. Du manteau déposé aux vestiaires d’une petite salle jusqu’aux installations sonores en plein air, réfléchissez bien à vos besoins. N’hésitez pas à voir large. Vous ne serez jamais trop prudent !
6 – Gérez les coûts !
“Tu sais, rien n’est gratuit dans la vie”. Cette phrase entendue mille et une fois s’applique bien évidemment à votre organisation. Il va donc être question de rémunérer l’ensemble des prestataires, sans en oublier un seul, si vous voulez rester dans les clous.
Éclairagiste, scénographe, décorateur, costumier, régisseurs (lumière, son ou spectacle), machinistes, ouvriers (peintre, menuisier, électricien)… Les corps de métiers du spectacle vivant sont nombreux. Sans oublier la rémunération possible des artistes, s’ils ne sont pas bénévoles.
Le contrat, que vous devez présenter avant le jour de la manifestation, doit indiquer la nature de l’emploi, sa date d’entrée en vigueur et sa durée. Tous les employés, à l’exception de ceux inscrits au registre du commerce et disposant à ce titre d’un statut d’entrepreneur individuel, doivent être rémunérés en salaire. Il faudra donc leur fournir une fiche de paie à la fin de l’événement. Le contrat est généralement propre à chacun mais également être adressé à un groupe s’il se produit dans le cadre d’une même prestation. Enfin, vous avez bien évidemment la possibilité de faire appel à des bénévoles, mais uniquement s’il s’agit d’un événement dans un cadre associatif.
Dans tous les cas, pour vous faciliter la tâche, nous vous invitons à vous rendre sur le site du Guso (Guichet unique du spectacle occasionnel), afin de simplifier toutes vos démarches et d’y voir plus clair sur la marche à suivre pour ne pas vous tromper dans la rémunération de vos prestataires.
7 – Bien recruter
Comme vu plus haut, les métiers du spectacle sont pléthoriques. A tel point qu’il est parfois difficile de s’y retrouver. Notamment en termes de besoins. Pour vous aider à y voir plus clair, nous avons fait une liste des incontournables de l’événementiel.
Le chargé de production
Pour faire simple, faire appel à un.e chargé.e de production, c’est tout simplement le meilleur moyen de vous éviter de faire n’importe quoi. Son rôle est clair : veiller à l’équilibre du budget et gérer l’administratif. Vous voulez de la pyrotechnie ? Des dragons cracheurs de feu sur l’entrée de votre tête d’affiche ? Le tout sans brûler votre jardin et tout ce qui se trouve autour ? Votre chargé de production est là pour vous dire si cela est réalisable. Vous avez prévu une marge ? Ne pas vous retrouver avec un trou béant dans votre porte-monnaie (et dans votre jardin) ? Encore une fois, laissez faire les professionnels. Ce sera très certainement plus sage.
Le directeur artistique
Vous souhaitez des danseurs ? Des cygnes qui viennent se poser sur les amplis pendant que le guitariste envoie son meilleur solo ? Ou tout simplement des décors colorés, parce que quand même « c’est l’été » ? Vous aurez très certainement besoin d’un directeur artistique (et peut être de revoir vos ambitions à la baisse concernant les gallinacés). Sa tâche ? Faire en sorte que vos attentes soient en conformité avec ce qu’il est possible de réaliser. Puis se donner les moyens de créer un environnement visuel au plus proche de vos désirs. Pour faire simple : vous avez les idées, il a les mêmes, mais en mieux.
Les techniciens du spectacle
Tout simplement l’élément le plus solide de la fourmilière. Le technicien du spectacle gère la préparation, l’installation et l’exploitation de tous les équipements scéniques. En gros, si pendant le passage du groupe phare que vous avez convié à votre Hellfest maison, un projecteur s’écrase sur le batteur, c’est parce que vous avez voulu gérer seul plutôt que de faire appel à des professionnels du métier. Sachez que si tout se déroule à la perfection lors d’un spectacle, c’est avant tout parce que les techniciens ont permis de répondre aux besoins du directeur artistiques. Sans eux, même avec les meilleures idées du monde, le directeur artistique ne serait pas grand chose. Alors prenez-en soin !
8- Les points de vente temporaires
Ces cas particulier concerne l’organisation d’événements en dehors des lieux accueillant du public et disposant des autorisations nécessaires à la vente de boissons. Et plus spécifiquement la vente d’alcool. En effet, cette vente est réglementée et nécessite de manière obligatoire l’obtention d’une licence temporaire – ou définitive suivant le lieu et le projet – pour permettre la distribution de boissons. Tout comme le nombre d’événements autorisés sans licence d’entrepreneur de spectacle, vous serez limités à 6 autorisations par année. Encore une fois, veillez à être en conformité avec la loi pour vous éviter tout frais supplémentaire inutile. La demande se fait auprès de la mairie – ou de la préfecture de police pour les événements à l’intérieur de Paris – et est gratuite. Aucune raison de passer à côté !
Il existe plusieurs types d’autorisations :
- 1er groupe autorisation municipale : boissons non alcoolisées ou inférieures à 1,2° d’alcool.
- 2e et 3e groupes licence restreinte : vins, bières, cidres et boissons fermentées non distillées dans une limite de 18° d’alcool.
- 4e et 5e groupes grande licence : alcools distillés et toutes autres boissons alcoolisées.
Attention néanmoins, si vous êtes une association, vous ne pourrez obtenir la troisième licence pour votre buvette. Ne vous trompez pas !
9 – La billetterie
Votre jardin est prêt, les étapes précédentes ont été réalisées et vous allez maintenant pouvoir réfléchir aux tarifs. Et surtout à la manière de vendre vos billets. À moins d’en faire un événement gratuit évidemment !
Pour faire simple, chacun de vos titres d’entrée doit comporter deux parties. Le billet et le talon. Ils doivent tous deux mentionner le nom de l’exploitant, le prix d’entrée et le numéro du billet. La raison ? Pouvoir faire votre comptabilité après le spectacle et vérifier que l’oncle Hervé n’a pas tapé dans la caisse. Vous n’êtes jamais trop prudent !
Pour vous simplifier la vie, vous pouvez faire appel à des sociétés pouvant gérer votre billetterie en ligne. Il en existe de nombreuses qui pourront assurément répondre à vos besoins. Pensez à investir dans des tampons ou des bracelets qui vous permettront de contrôler les entrées et les sorties sans avoir besoin chaque fois de demander aux spectateurs leurs billets. Encore plus s’il y a de l’alcool.
10 – Bruit et nuisances sonores
À moins d’héberger une rétrospective sur les arts du mime à travers les âges, il y a fort à parier que votre événement risque de générer un minimum de bruit. Pour votre audience comme pour le voisinage. Quelques règles sont à respecter ici.
118 décibels. C’est le niveau sonore moyen autorisé par décret sur 15 min lors d’un concert ou d’un événement diffusant de la musique. Si vous voulez respecter les règles – ce qui est tout de même fortement conseillé – nous vous recommandons d’utiliser des limiteurs acoustiques. La plupart des salles accueillant du public en sont généralement équipées, mais n’hésitez pas à vous renseigner suffisamment en amont de l’événement pour pouvoir réagir rapidement en cas manquement.
Sachez que vous êtes tenu d’informer votre public sur les risques auditifs en cas d’événement atteignant les décibels maximales autorisées, ainsi que de fournir de manière gratuite des protections auditives individuelles.Vous avez également l’obligation de prévoir une zone de repos auditif ne dépassant pas les 80 décibels.
Enfin, notez que malgré toutes les autorisations obtenues en mairie ou en préfecture, vous ne pouvez pas importuner de manière excessive votre voisinage. En somme, si vous avez prévu de faire un maximum de boucan avec votre concert de métal, privilégiez une clairière entourée d’arbres plutôt que votre jardin. Ils sont un moyen naturel efficace de retenir le son et vos voisins vous en remercieront !
11 – Gérez les autorisations artistiques
Toute utilisation de musique lors d’un événement fait l’objet d’une obligation de demande d’autorisation. Chaque auteur ou compositeur doit en effet pouvoir être rémunéré lorsque son œuvre se trouve jouée par d’autres. Dans le cas des concerts, il n’y a généralement aucun problème puisque les artistes sont directement rémunérés et gèrent cette partie avec leurs équipes, leurs managers ou leurs maisons de disques. En revanche, pour tout autre type de spectacle utilisant de la musique dont il ne possède pas les droits, il faudra obtenir une autorisation de diffusion. Pour ce faire, tournez vous vers la Sacem ! Les démarches sont simples et vous pouvez tout faire directement en ligne sur sacem.fr. Vous avez même la possibilité d’y faire vos simulations pour avoir une estimation du budget nécessaire.
Deux cas de figure. Soit il s’agit d’un petit événement et c’est la tarification au forfait qui s’applique. Soit il s’agit d’un événement plus important et dans ce cas c’est une tarification à la proportionnelle qui lui sera préférée. Le principe ? Les droits d’auteur sont déterminés par l’application d’un pourcentage sur les recettes réalisées ou sur les dépenses engagées.Le pourcentage appliqué prend en compte le type d’événement mais également vos conditions d’organisation et les modes de diffusion. Dans tous les cas, vous ne pouvez pas contourner cette obligation sans vous exposer à des sanctions.
12 – Ne négligez pas la communication
Vous avez respecté toutes les étapes précédentes. Le concert est bouclé, budgété. Tout est prêt, des artistes à la billetterie en passant par la buvette. Mais vous vivez dans un patelin de 50 habitants et les guitares qui hurlent ça n’est pas du goût de tout le monde ? Pas de problème ! Une bonne communication remplira assurément votre jardin (ou la clairière dans laquelle vous avez prévu de vous installer si vous avez écouté nos conseils).
Flyers, affiches, site internet, réseaux sociaux, bouche-à-oreille, pigeons voyageurs, signaux de fumée… Ce ne sont pas les solutions qui manquent et il faudra faire en sorte d’être présent sur tous les fronts si vous souhaitez réussir votre communication. Les artistes présents à votre événement peuvent vous assurer une affluence plus ou moins importante suivant leur renommée, mais ne misez pas tout sur eux, au risque de ne pas remplir vos objectifs. Pensez également à communiquer auprès des médias locaux. Ils sont un relais important et leur poids ne doit pas être négligé.
Nous vous conseillons vivement de privilégier les réseaux sociaux, devenus incontournables en matière de communication. N’hésitez pas à y mettre les moyens, en impliquant par exemple les artistes qui y participent ou en faisant des collaborations avec eux. Donnez le maximum. La réussite de votre projet en dépend !
En conclusion, les points importants pour votre spectacle :
- Élaborez un projet solide avec un concept clair et facilement identifiable.
- Faites appel à des professionnels du spectacle.
- Maîtrisez la logistique sur le bout des doigts.
- Soyez irréprochable administrativement. N’oubliez aucun détail.
- Ne lésinez pas sur les moyens humains. Ils sont les garants de votre réussite.
- Gérez votre budget.
- Soignez votre communication en y mettant les moyens.
- Organiser un concert dans son jardin reste une idée discutable. à moins d’avoir un espace immense à disposition et pas de voisinage, privilégiez des lieux disposés à accueillir du public.
Bon spectacle !
