Quel budget pour organiser un événement ?

Un anniversaire, un mariage, une cousinade en vue ? Un séminaire d’entreprises, un forum des métiers, une fête de fin d’année à l’horizon ? Ces événements peuvent vite se révéler coûteux. Dès lors que l’on reçoit des convives, des dépenses sont à prévoir, et ces dépenses augmentent avec le nombre de personnes invitées.

Le budget d’un événement correspond à la somme allouée à son organisation, et la manière dont cet argent sera dépensé. Etablir un budget à l’avance permet de prévoir chacune des dépenses afin de pouvoir gérer au mieux les ressources disponibles et faire de l’événement un succès, sans devoir dépenser plus d’argent que nécessaire.

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Pourquoi Prévoir un Budget pour un Événement ?

Une prévision totale des dépenses permet à l’organisateur d’un événement de rester au sein d’un certain périmètre financier. Ses avantages sont multiples :

• Gestion et limitation des risques financiers : une prévision détaillée des différentes dépenses permet de comprendre quels aspects d’un événement sont à revoir afin des les adapter au budget. Fixer des limites à ce dernier d’entrée de jeu permet même de guider certaines décisions en termes d’organisation.
• Organisation et communication dans la mise en place de l’événement : en définissant le budget, on s’assure de la cohérence des différentes parties et éléments d’un événement. Les attentes sont claires pour tous les membres organisateurs et leurs collaborateurs.
• Pour le futur : il peut être très intéressant pour vos événements à venir de conserver une trace détaillée des diverses dépenses liées à l’organisation de telle fête ou de tel séminaire. Vous pourrez tirer des conséquences de certains succès ou certaines erreurs financières, par exemple.

Comment Prévoir le Budget d’un Événement ?

Le budget nécessaire dépend de nombreux facteurs. Tout d’abord, de la somme que vous pouvez vous permettre de dépenser et d’investir dans cet événement ; mais aussi du type d’événement, s’il s’agit d’une fête privée, d’une soirée, d’un mariage ou d’un anniversaire, ou bien d’un événement d’entreprise, comme un séminaire, un départ en retraite ou une simple moment festif dans l’année. Retrouvez notre checklist de facteurs à prévoir et à prendre en compte dans l’établissement du budget d’un événement.

Choisir le Lieu

Organisez-vous votre soirée dans une salle des fêtes, privatisez-vous une partie d’un bar ou d’un restaurant, ou pouvez-vous accueillir vos invités chez vous ? L’événement aura-t-il lieu en intérieur ou en extérieur ? Tous ces éléments sont à noter dans la création de votre budget soirée, et dépendent de la nature et du style de votre événement.

Une salle des fêtes privée peut coûter plusieurs centaines d’euros, selon le quartier et la région. Privatiser la totalité ou une partie d’un bar ou d’un restaurant peut être avantageux : dans la mesure où vous paierez pour la nourriture et les boissons, la privatisation pourrait être moins chère, voire gratuite.

Gérer la Restauration et les Boissons

En fonction de votre événement, vous pouvez vous charger de l’aspect restauration, ou faire appel à un professionnel. Pour une soirée privée au nombre limité de convives, nous conseillons aux organisateurs de gérer eux-mêmes la nourriture et les boissons, afin d’optimiser leur budget.

Pour les autres, nous recommandons d’engager un traiteur. Différentes gammes existent. En moyenne, un traiteur classique vous demandera entre 15 et 45€ par personne, selon le type de service (buffet, cocktail dînatoire, ou repas classique). Certains traiteurs d’hypermarchés peuvent être moins chers, mais il est possible que leurs gammes soient moins variées.

Il faut ajouter à cela le prix des boissons. Ferez-vous appel à un barman ? Pour une soirée, ce type de service coûte généralement entre 100 et 200€, et vous permet de profiter de votre événement tranquillement, sans vous soucier toute la soirée du service.

Ne pas Négliger l’Ambiance

L’ambiance est en général assurée par au minimum deux éléments : la décoration, et la musique.

La décoration peut être louée, achetée, ou fabriquée soi-même selon l’événement que vous désirez organiser. S’il s’agit d’une occasion importante rassemblant beaucoup de monde, peut-être voudrez-vous privilégier des décors plus importants en qualité et en quantité : vous ferez alors sûrement affaire à un décorateur et à son équipe, qui se chargera du design et de l’installation (ainsi que du démontage).

Une bonne décoration permet d’impressionner vos invités d’une part, mais aussi de renforcer votre image de marque si vous représentez une entreprise ou une association, par exemple.

Il vous faut aussi des tables et des chaises : si vous ne pouvez fournir ou emprunter ces équipements, n’hésitez pas à vous rapprocher de professionnels pour les louer le temps d’une journée ou d’une soirée. Demandez plusieurs devis, et sélectionnez la formule vous convenant le mieux.

L’ambiance sonore est également un élément phare de tout événement : pour cela peut-être voudrez-vous engager un DJ pour la soirée. L’intervention d’un tel animateur coûte en général au minimum 300€ la soirée, et peut aller jusque 2000€ en fonction des prestations fournies.

Même si vous ne faites pas appel à un DJ, il vous faudra penser aux équipements de sonorisation. Si vous n’en possédez pas, la location est encore une fois une option idéale, vous permettant de bénéficier de l’expertise d’un professionnel tout en optimisant votre budget. Pour cela, WeRise peut vous venir en aide : nos différentes formules sont élaborées afin de combler vos besoins en matière d’événementiel.

Qui Engager pour l’Animation

Dans cette catégorie rentrent les facteurs incitant vos convives à se rendre à votre événement. Il peut s’agir de conférenciers dans le cas de séminaires d’entreprises, d’un magicien dans le cas d’un anniversaire, ou d’un animateur dans le cas d’une soirée.

Il faudra payer chacun de ces intervenants, et les compter parmi vos convives en ce qui concerne les assises et la restauration ; et certains d’entre eux auront besoin à leur disposition de certains équipements qu’ils ne ramèneront pas eux-mêmes. Pensez donc à voir avec eux les diverses dépenses supplémentaires qui sont à prévoir.

En Conclusion : Organiser son Succès et son Budget

Malgré les difficultés d’organisation que l’établissement d’un budget peut présenter pour un événement, son existence demeure un élément clef de la bonne réussite de la moindre fête. L’essentiel est d’être préparé à toutes les éventualités, afin de ne pas se laisser surprendre en cas d’imprévu.

Cette vision d’ensemble se révélera être un avantage pour l’organisation dudit événement, mais aussi de ceux à venir : sortez plus fort de votre expérience, et apprenez à maîtriser les aléas de la planification de rassemblements de toute sorte !